Kağıt Arşivleri Tarihe Karıştırın

Dijital Özlük Dosyası: Kağıtsız, Güvenli ve Verimli Belge Yönetimi

Geleneksel özlük dosyaları, fiziksel arşivlerde saklanan kağıt belgelerden oluşur. Bu sistem, zaman kaybı, yer israfı ve güvenlik riskleri yaratır. Dijital Özlük Dosyası, tüm personel belgelerini dijital ortamda saklayan, KVKK uyumlu ve güvenli bir belge yönetim sistemidir. IKAI Dijital Özlük Dosyası modülü, şirketlerin kağıtsız bir İK arşivi oluşturmalarını sağlar.

Fiziksel Özlük Dosyalarının Sorunları

Geleneksel özlük dosyası yönetimi, modern iş dünyasında ciddi zorluklar yaratır:

1. Zaman ve Verimlilik Kaybı Bir çalışanın diplomasını, sağlık raporunu veya sözleşmesini bulmak için tozlu raflarda saatlerce arama yapılır. Uzak ofislerden belgelere erişim imkansızdır.

2. Fiziksel Depolama Maliyetleri Binlerce çalışanın özlük dosyaları için büyük arşiv alanları gereklidir. Bu alanların kirası, güvenliği ve bakımı yüksek maliyetler yaratır.

3. Güvenlik ve KVKK Riskleri Fiziksel belgeler, yangın, su baskını, hırsızlık gibi risklere açıktır. KVKK kapsamında kişisel verilerin güvenliği sağlanamaz.

4. Eksik Evrak Takibi Hangi belgelerin eksik olduğu, hangi belgelerin süresinin dolduğu takip edilemez. Bu durum, yasal uyumluluk riskleri yaratır.

5. Çoğaltma ve Paylaşım Zorluğu Bir belgenin kopyasını almak veya farklı departmanlarla paylaşmak zor ve zaman alıcıdır.

IKAI Dijital Özlük Dosyası'nın Çözümleri

Merkezi Dijital Arşiv

IKAI, her çalışan için özel bir dijital özlük dosyası oluşturur. Bu dosya şu kategorilerde belgeleri içerir:

• Kimlik ve Kişisel Belgeler: Nüfus cüzdanı, pasaport, ikametgah
• Eğitim Belgeleri: Diploma, sertifika, transkript
• İşe Alım Belgeleri: CV, referans mektupları, mülakat notları
• Sözleşmeler: İş sözleşmesi, ek protokoller, gizlilik sözleşmesi
• Sağlık Belgeleri: Sağlık raporu, aşı kartı, iş kazası raporları
• İzin ve İkamet Belgeleri: Çalışma izni, ikamet izni (yabancı çalışanlar için)
• Disiplin ve Performans: Uyarı yazıları, performans değerlendirme formları
• Eğitim ve Gelişim: Eğitim sertifikaları, gelişim planları

Tüm belgeler, kategorilere göre düzenlenir ve kolayca bulunabilir.

KVKK ve GDPR Uyumlu Güvenlik

IKAI Dijital Özlük Dosyası, kişisel verilerin korunması için en yüksek güvenlik standartlarını sağlar:

• Veri Şifreleme: Tüm belgeler, 256-bit AES şifreleme ile saklanır
• Erişim Kontrolü: Rol bazlı yetkilendirme ile sadece yetkili kişiler belgelere erişebilir
• Audit Log: Kimin hangi belgeyi ne zaman görüntülediği, indirdiği veya değiştirdiği tam olarak kaydedilir
• Veri Saklama Politikaları: KVKK gerekliliklerine göre belgelerin saklama süreleri otomatik yönetilir
• Silme ve Anonimleştirme: İş ilişkisi sona erdiğinde, belgeler yasal saklama süresi sonunda otomatik olarak silinir veya anonimleştirilir

Otomatik Hatırlatıcılar ve Süre Takibi

IKAI, süresi dolan veya süresi dolmak üzere olan belgeler için otomatik hatırlatıcılar gönderir:

• Pasaport Bitiş Tarihi: Pasaport süresi dolmadan 3 ay önce uyarı
• Sağlık Raporu Yenileme: Sağlık raporu süresi dolmadan 1 ay önce hatırlatma
• Çalışma İzni Yenileme: Yabancı çalışanlar için çalışma izni bitiş tarihi takibi
• Sertifika Yenileme: Mesleki sertifikaların yenilenme tarihleri takibi

Bu hatırlatıcılar, hem çalışana hem de İK ekibine gönderilir. Bu sayede, kritik belgelerin süresi kaçırılmaz.

E-İmza Entegrasyonu

IKAI, e-imza sağlayıcılarıyla entegre çalışarak, sözleşmelerin dijital ortamda yasal geçerlilikle imzalanmasını sağlar:

• İş Sözleşmesi: Yeni işe alımlarda sözleşme dijital olarak imzalanır
• Ek Protokoller: Maaş artışı, pozisyon değişikliği gibi durumlarda ek protokoller dijital imzalanır
• Gizlilik Sözleşmesi: NDA'lar dijital ortamda imzalanır ve saklanır
• Onay Süreçleri: İzin talepleri, avans talepleri gibi süreçler dijital onaylanır

E-imza, yasal olarak ıslak imza ile eşdeğerdir ve mahkemede delil olarak kullanılabilir.

OCR (Optik Karakter Tanıma) Desteği

Taranan belgelerdeki metinler, OCR teknolojisi ile otomatik olarak tanınır ve aranabilir hale getirilir:

• Hızlı Arama: "Diploma", "sertifika", "sağlık raporu" gibi anahtar kelimelerle belgeler bulunur
• İçerik Analizi: Belgelerin içeriği otomatik olarak analiz edilir ve kategorize edilir
• Veri Çıkarma: Belgelerden otomatik olarak veri çıkarılır (mezuniyet tarihi, okul adı vb.)

Toplu İşlemler ve Raporlama

IKAI, özlük dosyası yönetimini kolaylaştıran toplu işlemler sunar:

• Toplu Belge Yükleme: Birden fazla çalışanın belgelerini aynı anda yükleme
• Eksik Belge Raporu: Hangi çalışanlarda hangi belgelerin eksik olduğunu gösteren rapor
• Süresi Dolan Belge Raporu: Süresi dolmak üzere veya süresi dolmuş belgelerin listesi
• Denetim Raporu: Yasal denetimler için hazır özlük dosyası raporları
• Export: Özlük dosyalarını PDF veya Excel formatında dışa aktarma

Mobil Erişim

Çalışanlar ve yöneticiler, mobil cihazlardan özlük dosyalarına erişebilir:

• Belge görüntüleme ve indirme
• Yeni belge yükleme (fotoğraf çekerek)
• Belge onaylama ve imzalama
• Hatırlatıcı bildirimleri alma

Çalışan Self-Service

Çalışanlar, kendi özlük dosyalarını self-service portal üzerinden yönetebilir:

• Kendi belgelerini görüntüleme
• Eksik belgeleri yükleme
• Belge talepleri oluşturma (örneğin: "Diploma kopyası istiyorum")
• Belge geçmişini görüntüleme

Bu özellik, İK ekibinin iş yükünü azaltır ve çalışan memnuniyetini artırır.

Kağıtsız Ofis Dönüşümü

Dijital özlük dosyası, kağıtsız ofis dönüşümünün ilk adımıdır. Bu dönüşüm:

• Maliyet Tasarrufu: Kağıt, yazıcı, depolama maliyetlerinde %90 tasarruf
• Çevresel Etki: Karbon ayak izini azaltır
• Verimlilik: Belge arama süresini saatlerden saniyelere indirir
• Güvenlik: Fiziksel riskler ortadan kalkar

Yasal Uyumluluk

IKAI Dijital Özlük Dosyası, Türk İş Kanunu ve KVKK gerekliliklerine tam uyumludur:

• Saklama Süreleri: İş Kanunu'na göre belgelerin saklama süreleri otomatik yönetilir
• Erişim Hakları: Çalışanların kendi belgelerine erişim hakları korunur
• Silme Politikaları: Yasal saklama süresi sonunda belgeler otomatik silinir
• Denetim Hazırlığı: Yasal denetimler için hazır raporlar

Sonuç: Modern ve Güvenli Belge Yönetimi

Dijital Özlük Dosyası, İK operasyonlarını modernize eden, verimliliği artıran ve güvenliği sağlayan kritik bir araçtır. IKAI ile kağıtsız bir İK arşivi oluşturun, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayın, KVKK uyumluluğunu garanti edin. 14 gün ücretsiz deneme ile IKAI Dijital Özlük Dosyası'nın gücünü keşfedin.

2026 Güncel: IKAI Dijital Özlük Dosyası

2026 itibarıyla IKAI dijital özlük dosyası, IkaiPulse AI Asistanı ile "Şu çalışanın sözleşme bitiş tarihi ne zaman?" gibi sorulara anında yanıt verir. KVKK uyumlu otomatik saklama süresi yönetimi, Self-Service Portal üzerinden belge yükleme ve OCR tabanlı otomatik belge sınıflandırma ile tam dijital arşiv.