İK YazılımıvsExcel / Google Sheets

İK Yönetiminde Dijital Karar: İK Yazılımı mı, Excel mi? - Kapsamlı Karşılaştırma Rehberi

Birçok küçük işletme İK süreçlerine Excel ile başlar. Ancak şirket büyüdükçe Excel'in sınırları, verimliliği engelleyen birer bariyere dönüşür. 2024 yılında, 10+ çalışanı olan şirketlerin %85'i Excel'den profesyonel İK yazılımına geçiş yapıyor. İşte İK yazılımı ile Excel arasındaki detaylı karşılaştırma:

Güvenlik ve KVKK Uyumluluğu: Kritik Fark

Excel dosyaları kolayca kopyalanabilir, silinebilir veya yetkisiz kişilerin eline geçebilir. Çalışanların en hassas verilerini (maaş, adres, sağlık verileri, kimlik bilgileri) Excel'de tutmak, KVKK açısından büyük bir risk taşır. 2023 yılında Türkiye'de Excel tabanlı veri sızıntıları nedeniyle 50+ şirket KVKK cezası aldı.

IKAI, verileri şifreli bulut tabanlı sunucularda saklayarak en yüksek düzeyde güvenlik ve yasal uyumluluk sağlar. ISO 27001 sertifikalı altyapı, çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) ve rol bazlı erişim kontrolü (RBAC) ile verileriniz korunur.

Veri Bütünlüğü ve Hata Payı: Manuel vs Otomatik

Excel'de bir formülün bozulması veya manuel yanlış giriş, tüm raporları etkileyebilir. Araştırmalara göre, Excel tabanlı bordro hesaplamalarında %15-20 hata oranı görülür. İK yazılımında ise tüm hesaplamalar (izin bakiyeleri, bordro parametreleri, SGK primleri) sistem tarafından otomatik yapılır. İnsan hatası riski minimize edilir.

Gerçek Hikaye: İstanbul'daki bir 50 kişilik şirket, Excel'de bordro hesaplarken bir formül hatası nedeniyle 3 ay boyunca yanlış maaş ödemesi yaptı. Toplam 150.000 TL hata tespit edildi. IKAI'ye geçtikten sonra hata oranı %0'a düştü.

Çalışan Deneyimi ve Self-Servis: Modern vs Geleneksel

Excel ile çalışanlar kendi verilerine erişemez; izin bakiyesini öğrenmek için her seferinde İK'ya sormaları gerekir. Bu durum İK ekibinin üzerinde sürekli bir operasyonel yük oluşturur. IKAI'nin çalışan portalı sayesinde personel kendi izin taleplerini oluşturabilir, bordrolarını görüntüleyebilir ve bilgilerini güncelleyebilir. Bu durum İK ekibinin üzerindeki operasyonel yükü %60 oranında azaltır.

Ölçeklenebilirlik: Büyüme Engeli mi, Büyüme Desteği mi?

Excel, 100+ çalışanı olan şirketlerde kullanıldığında ciddi performans sorunları yaşar. Dosya boyutu büyüdükçe açılma süresi artar, formüller yavaşlar ve sistem çökmeleri yaşanır. IKAI gibi bulut tabanlı İK yazılımları ise sınırsız ölçeklenebilirlik sunar. 10 çalışandan 10.000 çalışana kadar aynı performansla çalışır.

Maliyet Analizi: Görünür vs Gizli Maliyetler

Excel ücretsiz görünse de, gizli maliyetleri yüksektir:

• Zaman Maliyeti: İK ekibi Excel'de veri girişi ve raporlama için haftada 15-20 saat harcar
• Hata Maliyeti: Yanlış hesaplamalar nedeniyle oluşan mali kayıplar
• Güvenlik Maliyeti: KVKK ihlali cezaları (2024'te ortalama 500.000 TL)
• Fırsat Maliyeti: İK ekibinin stratejik işlere odaklanamaması

IKAI gibi profesyonel İK yazılımları, aylık çalışan başına 50-100 TL maliyetle tüm bu sorunları çözer ve İK ekibinin verimliliğini %200 artırır.

Karar Matrisi: Hangi Durumda Ne Kullanılmalı?

Excel Kullanın Eğer:

• 5'ten az çalışanınız var
• Geçici veya proje bazlı bir ekip yönetiyorsunuz
• Bütçeniz çok sınırlı ve İK süreçleri minimal

İK Yazılımı Kullanın Eğer:

• 10+ çalışanınız var
• Büyüme hedefleriniz var
• Yasal uyumluluk gereksinimleriniz var
• İK ekibinin verimliliğini artırmak istiyorsunuz
• Çoklu lokasyon veya şube yönetiyorsunuz

Sonuç: Excel'den İK Yazılımına Geçiş Zamanı

2024 yılında, Excel ile İK yönetimi artık sürdürülebilir değil. KVKK uyumluluğu, veri güvenliği ve operasyonel verimlilik açısından profesyonel İK yazılımları zorunluluk haline gelmiştir. IKAI, Excel'den geçiş yapan şirketler için özel onboarding desteği ve veri migrasyon hizmeti sunar.